上個月，台灣 YouTuber 阿滴以「偽新人」之姿，體驗了身為 Noogler（Google 對新人的暱稱）第一天上工的經歷。當時正值 Google 全員遠端工作期間，在上工前，阿滴就收到 Google 寄來的居家工作配備，包含一台筆電以及新台幣 3 萬元的在家工作津貼。到了正式上工當天，他馬不停蹄參加了四個視訊會議，既有所屬團隊的任務說明，也有讓大家快速了解 Google 歷史跟願景的新人集體搶答小遊戲。中場他還參與了一場冥想活動，獲得身心鬆弛的一刻。
阿滴帶我們一窺 Google 歡迎新進員工的方式多麼幸福周到。然而，在很多人的記憶裡面，所謂「入職流程」也許只代表著密密麻麻的首日檢核清單、冗長的培訓課程，也有些人是直接被放生，只能靠著自行摸索、不斷撞牆。或者，在沒有任何備援的情況下，直接被迫上戰場，修復迫在眉睫的結帳 bug。
台灣職場常見的三個月試用期，經常被當成是公司檢驗新人是否適任的時限；但實際上，這 90 天更是公司端發揮入職流程功能、爭取人才留下的黃金時刻。根據職場社群平台 Glassdoor 的調查，具有完善入職流程（下稱 onboarding）的公司，新人生產力高出 70%，留存率更是多了 82%。
其實開發數位產品的流程中，打動使用者並且建立長期關係的關鍵第零步「onboarding」，原始意義就是讓新人順利步上軌道的入職計畫，兩者的道理相仿：建立順暢的引導流程，降低摩擦力，並且永遠提供可以預期的下一步，避免任何人感到孤立無援。我們收集了一些國內外公司的 onboarding 實例，從工具資源的提供、新人成長計畫，到創造歸屬感上都有獨到的方法，幫助員工在最短時間內發揮最佳實力，並且選擇留在團隊裡。
第一天：偏好的電腦在桌上等待新人
在 Quora 上一則「哪間科技公司的入職流程」的提問中，Poorna Udupi 寫了自己的 Netflix 經驗：在拿到入職通知的同時，就被問及自己偏好的電腦品牌與設定，進入公司的第一天，他的座位已經備妥自己指定的電腦，過程中無需任何審核流程，光是這點就足以讓他感到備受重視，也很順利地在到職第一週就推送了程式碼，甚至解除了一次停機狀況。
第一天提供啟動引擎，接下來的 90 天則要協助新人上手工作、融入團隊。許多公司都會為新人設計熱身的小專案，目的是讓新人快速認識團隊，並將個人與公司的使命、願景聯繫起來。常見的規劃是由主管與新人一起討論出 30 天 – 60 天 – 90 天的目標里程碑，最好能在其中加入跨團隊協作的任務，並在這些節點中一同評估實行狀況，確保雙方的認知與步調一致。以遠距白板協作工具聞名的 Miro，就依照這個時間區段，為新進員工制定學習計畫，並且描摹每個人的「90 天的成功樣貌」，讓新人隨時參照。
此外，他們也推薦新人閱讀《關鍵領導九十天》（The First 90 Days）這本經典名作，讓員工更加確知自己的方向，更有根據地實踐目標。
250 個新手村任務讓新人自助 onboarding
GitLab 擁有超過 1,000 名員工，而且在全球沒有任何一間實體辦公室。但所有新人仍然能夠順利地「自助 onboarding」，在無人指引時仍然能夠順利登陸 GitLab 宇宙。
GitLab 強調，在招募時他們就會優先選擇具備學習力強、自主性高特質的新人，但這不代表要他們自己憑空摸索。GitLab 精心制定了縝密的入職任務：在新人上任前，人事部門就會先在 GitLab 開好入職 issue。安排了具體、嚴謹而詳細的每日任務清單，讓新人逐步認識自己扮演的角色、團隊文化以及工作目標。每天都有份量剛好的任務搭配詳細的步驟與參考資訊，讓新人照表操課、按部就班完成 200 多項任務清單：
- 第一天：設定各式帳號與文書作業
- 第二天：學習遠端工作的價值與文化
- 第三天：資訊安全政策與職場禮儀政策（包含一堂要在 30 天內完成的職場反騷擾培訓）
- 第四天：認識組織架構以及認識 GitLab 內的社交方式、工作福利
接下來三週的重點則是交誼與探索，這包含大量閱讀員工手冊中關於「多樣性、包容性和歸屬感」的章節。
無論是業務、客服還是開發者，所有人都依循 dogfooding（意指使用自家軟體工作）的原則學習使用 GitLab。從第一天上任起，新人就可以針對員工手冊提出修改需求，並在接下來的入職流程中學會更多 Git 操作邏輯。只要在 GitLab 工作，總有一天「檢查新分支」（new branch）、「追蹤檔案」（file tracking）與「合併請求」（merge request）這些對非開發者來說很陌生的指令，都會變得理所當然。
「文件是我們的作業系統。」
讓新人可以快速上手的其中一個要件是入職文件與員工手冊，許多組織一定也會有文件供人閱讀或查詢。但回想自己公司的手冊，真的會翻閱兩次以上的可能不多，要不寫得晦澀如公文般難懂、要不東缺西漏，想要的資料得不到。
GitLab 整間公司「自主運作」的根本來自 10,000 頁的員工手冊，而且他們以此自豪，形容自己是一間「手冊第一」的公司。他們將整本手冊共享在官方網站以及 GitLab 上，讓所有人都能以他們的手冊為底，編寫自家的手冊。在一場活動中，TechCrunch 作者針對 GitLab 宛如鉅著的手冊，略帶驚愕的提問「究竟是怎麼走到這一步的？」，GitLab CEO Sid Sijbrandij 強調：
手冊當然不是用來一頁一頁從頭開始讀起的，它是整間公司的作業系統（operating system）。
正因鉅細靡遺、而且隨時補充與更新，只要某件事情需要重複解釋，就把它放進手冊裡。無論是誰、從哪裡都能搜尋到最新、最正確的答案，足以成為所有團隊成員均能仰賴的「單一事實來源」，無論新舊員工，每個人都可以從這裡獲得有關 GitLab 的答案。
潛規則文件化，寫一本讓外人都讚嘆的新人手冊
另外一間以遠距工作聞名的公司 Basecamp，雖然規模小得多，全球 60 名員工散落在世界各個角落。剛開始他們期待加入 Basecamp 的新人都能自力更生，但逐漸發現「放生」這條路行不通。作為一家以寫作與異步溝通自豪的公司，他們編制了一套新人手冊，同樣強調「不斷更新」，放在 GitHub 上隨時供人檢閱。
內容除了 Basecamp 的文化、工作習慣與規範，假期規定、薪酬制度也不含糊，讓新人對入職節奏的掌握性更強。此外，有時公司團隊內部會發展出特殊的共同語言，既能簡化經常面臨的處境或事物，也能強化趣味性與親密感。但這些可能讓新人感到不知所措的詞彙，也可以先記錄在手冊裡，讓新人能夠更快變成局內人。比方說，Basecamp 就有一個「術語表」的章節，當團隊成員留下「巧達濃湯（chowder）」的字眼時，表示一個專案中仍模糊未定的事物，「柔道（judo）」則是呼籲大家「一起來將難題重新定義為簡單的問題吧！」
新人手冊不是用來表達一成不變的規矩，只要是多人組織，運作起來一定會產生很多難以言喻且時常變動的層面，但固定的溝通原則、形式、交流禮節以及行為守則（code of conduct），都可以事先置於文件裡面，降低口耳相傳的模糊性與重複性，許多公開的員工手冊都包含了這些內容，台灣股市投資數據公司財報狗的員工手冊也十分出色，他們將公司內部採用的溝通形式、頻率與對談話重點寫得十分清楚。
別讓新人淪為邊緣人
孤單、焦慮、不知所措是很多人加入新團體時的共感。在實體環境裡，有些公司會設計快問快答之類的遊戲，讓新人與團隊成員以輕鬆有趣的方式破冰，在台灣最常見的應該是聚餐、唱卡拉 OK 等等小活動作為潤滑團隊的第一步。
但若回到工作本質，即使人資再怎麼體貼或文件再怎麼詳細，身為新人有時還是會有成千上百個問題，卻找不到適當的時機或對象發問。有些公司為每位新人指定短期的「入職夥伴」（buddy）或指派短期導師（mentor），陪伴新人上軌道。
例如，GitLab 會根據時區與語言為新人配對一名「夥伴」（夥伴也是自願報名，並且也有詳細的準備事項與指南）。這位夥伴與新人最好不是直屬關係，以讓新人卸下心防自在相處與發問。同樣也是遠距辦公的 Buffer 更為每名新人配置三名夥伴，分別從領導者、專業角色與文化適應三個層面，搭起新人與組織之間的橋樑，鼓勵新人與其他團隊成員開啟對話。
在遠距模式裡，同事之間的社交互動更需要刻意營造。GitLab 要求新人在到職後兩週內至少與 5 位同事安排每次 30 分鐘的咖啡漫談時光（coffee chat），而且強調應該多找來自與自己不同國家、不同背景的同事談話，呼應公司追求包容多元的文化；他們也給了充分的談話內容結構與建議，避免尷尬冷場，也能有效達成談話目的。
Basecamp 則有個特別的設計「5x12s」。每個月兩位創辦人 Jason Fried 與 David Heinemeier Hansson（DHH）會隨機與五位員工一起視訊聊天，在一年內與公司內所有員工聊過一輪。這場漫談沒有議程、也不需要特別準備（他們只提醒要記得穿褲子），話題輕鬆隨性，可以分享最近的新聞、冷知識，或是自己在生活中的新嘗試。這樣做無非是為了拉近老闆與員工之間的距離，讓團隊中每個人更認識彼此，合作起來更有默契。
90 天內為新人創造致勝開局
Onboarding 象徵著公司運作的樣貌，如果缺乏明確的制度、混沌不明或直接放生，嚴重者可能導致新成員沒幾天就決定「快逃」，折損雙方精力。設計精實、有趣，讓人充滿動力的 onboarding 制度，除了能夠降低新人接軌的成本，更是未來成為真實戰力的基礎。
資料來源：
- Which tech company has the best new hire on-boarding program and why?
- Glassdoor 的調查數據來自 The True Cost of a Bad Hire。此外，《哈佛商業評論》也提到，具有完善入職流程（下稱 onboarding）的公司，新人生產力高出 62%，留存率更是多了 50%。
- Your New Hires Won’t Succeed Unless You Onboard Them Properly
- How to Onboard Remote Employees
- Sid Sijbrandij, GitLab – How to Build a Billion $ Company with Zero Offices
- What Happened When We Renamed a Job Listing: Hiring at Buffer in August 2015
- Basecamp 新人手冊
- GitLab Handbook 新人手冊：
- 財報狗 新人手冊
- Valve’s Handbook for New Employees 新人手冊
本文依 CC 創用姓名標示 - 非商業性 - 相同方式分享 4.0 國際釋出
（文章代表圖來源：Jason Wong on Unsplash）
你好，柔道是 judo
https://basecamp.com/handbook/04-vocabulary
已修正，謝謝你的提醒 🙏