這期來聊聊一個我們在職場上可能都遇過，或至少聽過的「新同事」——AI。更具體地說，是那些在會議中默默幫我們記錄一切的「AI會議助理」。或許你已經在用了，也可能對此感到好奇。無論你是哪一種，這期我們都一起來了解這個正在悄悄改變會議進行的話題。
先從一個場景開始想像：你正在一場重要的線上會議中，來自不同部門的同事正在熱烈地討論著下個季度的專案。你一邊要專心聆聽、吸收資訊，同時還要思考如何提出自己的觀點，另外，還得費神地在筆記本或電腦文件上，盡可能地記錄下所有重點。一心多用，是不是常常讓你感到分身乏術，等會議結束後看著自己凌亂的筆記，又得花上時間整理，甚至有些關鍵細節早已隨著混亂的思緒而煙消雲散？
這是不是你我再熟悉不過的日常？
現在，想像一下如果有一位「超級助理」加入了這場會議。他不發言也不會打斷任何人，只會安靜、忠實地將會議中的每一句話都轉錄成文字。會議一結束一份完整、清晰的逐字稿，甚至是一份條理分明的摘要，就已經靜靜地躺在你的信箱裡。你可以隨時回顧、搜尋任何一個討論細節，再也不用擔心錯過任何重點。你終於可以從繁瑣的筆記工作中解放出來，將100%的專注力，投入到會議本身：思考、提問、以及與團隊成員進行真正有意義的互動。
聽起來是不是很棒？這就是AI會議助理為我們描繪的美好藍圖。然而這已經不是未來的想像。事實上，這股浪潮來的比我們想像的還要洶湧與全面。許多軟體像是Zoom、Microsoft Teams、Google Meet，都已經內建了這樣的AI功能。還有更多新創公司，如Otter.ai、Fireflies.ai，也早已在這個領域深耕多年，提供了越來越強大、越來越聰明的服務。
當AI成為我們最親密的「會議秘密」
然而，一個有趣的現象發生了。儘管AI助理如此便利，許多在工作中使用他的人，卻選擇「低調行事」。他們默默地邀請AI機器人進入會議室，享受著AI帶來的便利，卻不太會主動與同事或主管分享。這背後的原因，其實相當複雜，也值得我們深入探討。
心理學家告訴我們，這其中一部分源自於「害怕被評判」的心理。你會不會擔心，如果承認自己需要AI的協助來做筆記，會不會被認為是不夠專業、不夠聰明，或是記憶力不好？你會不會害怕，主管因此對你的能力產生質疑？這種「不想被貼標籤」的心情，是人之常情。
另外有一部分是來自於對未知的恐懼與不確定性。許多公司的內部規範，對於AI的使用，仍然處於一個模糊地帶。沒有明確的指引，員工自然會擔心，自己使用這些「未經官方許可」的工具，會不會誤觸了公司的資安紅線？會不會不小心將公司的敏感資訊，洩漏給了第三方AI平台？在這種「多一事不如少一事」的心態下，保持沉默，似乎就成了最安全的選擇。
現在，讓我們誠實地問問自己：我們之所以會偷偷使用AI，真的是想偷懶、想鑽漏洞嗎？我想絕大多數人的答案是否定的。根據許多職場觀察報告，員工之所以擁抱AI，不是為了「逃避工作」，而是為了「把工作做得更好」。他們希望透過AI，能更快速地整理思緒、更精準地掌握資訊、更清晰地進行溝通。他們希望將自己從那些重複、瑣碎的行政工作中解放出來，去從事那些更需要創造力、更需要策略性思考、更需要人性溫度的核心任務。因此，這份想「自我提升」、「追求卓越」的心，不但不應該被隱藏，反而應該被看見、被鼓勵。
解放專注力，迎來更高品質的協作
那麼，當我們不再需要為「記錄」而分心時，會議本身會發生什麼樣的化學變化呢？首先，最直接的改變，就是「參與品質」的提升。你可以真正地「在場」。你的眼神，可以專注地看著發言的同事，給予最直接的回饋；你的大腦，可以專注地思考對方話語背後的涵義，提出更深入、更有建設性的問題。會議，不再只是一場資訊交換的儀式，而是一場思想碰撞、激盪火花的饗宴。
其次，這也為團隊協作帶來了前所未有的「公平性」與「透明度」。你是否曾經因為臨時有事，錯過一場關鍵會議，事後只能透過同事的轉述，或是殘缺不全的會議記錄，來拼湊事情的全貌？這種資訊落差，常常是造成誤解的根源。
有了AI逐字稿，這一切都將迎刃而解。任何錯過會議的人，都可以在事後完整地、客觀地了解會議內容。每一個決策的脈絡、每一個討論的細節都清晰可考。這不僅讓團隊成員之間的資訊取得更加平等，也讓後續的追蹤與執行，有了更堅實的基礎。
對於有特殊需求的同仁，例如聽力或視覺上需要協助的夥伴，AI助理更是打造「共融職場」的一大利器。即時字幕、多語言翻譯、甚至是將語音轉化為結構化的文字，這些功能，都能有效地幫助他們跨越溝通的障礙，更順暢地參與到團隊合作之中。
硬幣有兩面：不能忽視風險與挑戰
當然，就像任何一項新興科技一樣，AI會議助理也並非完美無瑕的萬靈丹。在我們熱情擁抱他的同時，也必須保持清醒的頭腦，正視他可能帶來的風險與挑戰。
首先，也是最常被提及的，就是「隱私」與「資安」的疑慮。當我們授權一個AI工具進入會議時，我們等於是將會議中的所有對話，可能包含公司的商業機密、客戶的敏感資訊、甚至是同事之間的私人對話都託付給了這個第三方平台。這個平台的資安防護是否足夠嚴謹？他會如何儲存、運用這些數據？這些數據的所有權，究竟歸屬於誰？這些都是我們在使用前，必須嚴肅思考，並尋求公司明確指引的問題。
再來，這個就更為微妙了，關乎我們的「人際互動」與「團隊文化」。你有沒有想過，如果知道會議中的每一句話，都會被永久地、逐字地記錄下來，我們在發言時，會不會變得更加小心翼翼、更加瞻前顧後？那種自由、開放、甚至帶點天馬行空的「腦力激盪」氛圍，會不會因此而消失？
心理學家稱之為「寒蟬效應」。當我們意識到自己時刻處於「被記錄」的狀態下，我們可能會不自覺地進行自我審查，選擇說那些最安全、最政治正確，卻不一定是最有創意、最真實的話。長此以往，這將會扼殺團隊的創新活力，讓會議變得索然無味。
更進一步地，過度依賴AI，也可能侵蝕我們身為「人」的核心能力。如果我們不再需要費心去聆聽、去篩選、去總結，我們的大腦，會不會因此而變得「懶惰」？那種在資訊洪流中，快速抓取重點、建立觀點、並轉化為行動方案的「批判性思考」能力，會不會因此而退化？
這是一個值得我們警惕的訊號。AI應該是我們的「輔具」，而不是我們的「替代品」。他可以幫我們處理繁雜的資訊，但最終的解讀、判斷、與決策，仍然必須，也只應該由我們自己來完成。
從「個人秘密」到「團隊共識」：如何智慧地擁抱AI
談到這裡你可能會覺得有些矛盾。AI會議助理既有著巨大的潛力，也伴隨著不小的風險，那麼，我們到底該如何是好？答案或許不在於「用」或「不用」，而在於「如何智慧地使用」。這需要整個團隊，甚至整個組織，共同來建立一套清晰、透明、且充滿信任感的「遊戲規則」。
如果你是一位團隊的領導者，這將是你展現領導力的絕佳時機。與其讓AI成為員工們心照不宣的「地下工具」，不如主動地將這個議題帶到檯面上來。你可以發起一場公開的討論，聽聽團隊成員們對於使用AI助理的想法、疑慮與期待。
你可以帶領團隊，共同評估市面上不同的AI工具，從資安、功能、使用者體驗等不同面向，去挑選出最適合團隊需求的選項。更重要的是與團隊一起，制定出一套屬於你們的「AI使用指南」。例如：
● 事前告知原則：在任何有AI助理參與的會議開始前，都必須明確告知所有與會者。這不僅是基本的尊重，也是法律上的要求。
● 分級管理原則：並非所有會議都適合使用AI記錄。對於涉及高度敏感機密、或需要絕對私密性的對話，或許就應該回歸最傳統的溝通方式。我們可以一起定義出什麼樣的會議適合、或不適合AI的介入。
● 賦權而非監控原則：我們必須向團隊清楚地傳達，引進AI的初衷是為了「賦能」，是為了幫助大家更高效、更專注地工作，而不是為了「監控」大家的言行。這種信任感的建立至關重要。
● 共同學習原則：將AI的導入視為一個團隊共同學習、共同成長的專案。鼓勵大家分享使用心得、小技巧，甚至是失敗的經驗。當領導者願意放下身段，與團隊一起探索未知，就能創造出一種充滿「心理安全感」的氛圍，讓大家敢於提問、敢於嘗試。
結語：AI是夥伴，而我們永遠是自己的主人
AI的浪潮正以前所未有的速度，席捲而來。他不僅僅是一個工具，更像是一面鏡子，映照出我們對於工作、對於協作、對於人際關係的想像與期待。面對AI會議助理這位「新同事」，我們不需要過度的吹捧，也不需要無謂的恐懼。我們需要的是一種開放、好奇、同時又審慎的態度。讓我們善用他的能力，將自己從繁瑣的庶務中解放出來，去追求更高層次的思考與創造。同時，也讓我們時刻保持警覺，不讓自己沉溺於科技帶來的便利，而遺忘了身為「人」的獨立思考與溫暖互動。
最終，工具的價值取決於使用者的智慧。AI可以為我們記錄下會議中的每一句話，但會議的靈魂，那些思想的碰撞、情感的交流、共識的凝聚，則永遠是掌握在我們的手中。願我們都能成為AI智慧的主人，而不是被動的用戶。讓我們與這位聰明的「夥伴」攜手，共同開創一個更高效、更專注、也更富人性的工作未來。
祝福你，在每一次的會議中，都能有所收穫，滿載而歸。
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