Woven:約定會議時間,再也不必開一堆 app

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如果要跟同事約定會議,我們可能會透過 Slack 或是 email 來回確認消息,等到雙方行程可以配合後,再到 Google 日曆上新增行程,最後發會議通知,一來一往不僅麻煩,出錯的機率還可能因此增加。由前 Facebook CIO Tim Campos 打造的行事曆 app「Woven」,整合了 Google 日曆、Office 365 等軟體及 email 服務,讓你不用切換多款 app 就能直接在 Woven 上跟同事確認會議時間。

由 Facebook 前 CIO 跟資深工程師聯手打造的日曆

Woven 另一外共同創辦人 Burc Arpat,過去工作資歷也同樣受到注目,他曾經在 Facebook、Google 擔任資深工程師,兩位業界老手聯手打造新的行事曆 app,希望改變傳統的協作方式。

(Woven 的行事曆呈現與常用的 Googe 日曆沒有太大的差異,但結合了更多服務,讓使用者不用在許多 app 中切換使用。圖片來源:YouTube/Woven  )

Woven 知道你不需要再安裝新的行事曆 app 在手機裡,也不想再重新適應一個軟體,因此整合 Google G Suite 及 Office 365 等企業軟體,但新增更多好用的功能。

「Suggested」為 Woven 其中一項主打功能,強調能根據你過往的行程,預估你未來的規劃。如果你是 Google 日曆使用者,可能對這項功能不陌生,Google 的一項服務「Working hours」能依照你上個禮拜的上班時間,預估下週的工作時間,讓你免去一個個手動複製行程的麻煩。

如果你常常需要管理團隊的開會,過去可能需要透過 e-mail 詢問大家,最後再整合共同的時間,但如果每週都有固定的開會、上課時段,你可以用「Smart Template」複製同樣時段的行程後,將時段用「Scheduling Link」分享給其他人,即便對方沒有下載 Woven 軟體也能確認行程。另外,「Availability Sharing」讓你設定是否要讓其他人知道你哪些時段有沒有空,同時你也可以使用「Find a time」功能,讓系統自動幫你跟對方選出共同有空的會議時間。

使用「Smart Template」可以將行程的時間、地點、目的設定為固定版型,下次需要預訂約會、開會時,就可以直接複製同樣的行程。(圖片來源:Woven

Woven 自動幫你找到大家有空的時間

為了預防你可能會漏掉會議日期的信件,可以將 Woven 跟信箱連結後,系統會利用自然語言分析的技術掃描你的信箱,就能從文字中知道自動預定會議日期,你也可以再針對細部修改。另外,Woven 也在官網上提到,如果使用時間越長,預測的結果也會越精準。團隊一起使用 Woven 安排共同行程時,除了可以使用投票功能「Polls」讓大家選擇時間外,系統也能透過分析跟預測,找到多數人共同的時間。

想知道你的工作期間花了多少時間開會?可以使用「Analytics」中的「Busy Bar」功能分析行程,系統會定期產生報表讓你一目瞭然,這也是我們常用的行事曆 app 中比較少見的功能。 

最後,Woven 可以跟許多第三方 app 結合,譬如你可以跟同事在 Woven 中軟體中用 Zoom 視訊。點選「Home」的功能,你也可以直接在 Woven 的 app 中打電話、記筆記、規劃路線、叫 Uber 等,非常方便;如果你需要移動到不同地點開會,可以使用 Woven 內建的地圖,點選要去的地方後,系統就會幫你規劃好路線,告訴你兩個會議點移動需要多少時間,並自動推算出間隔時間,讓你不用為了計算路程打開地圖 app。

Woven 近日推出專門為蘋果 iMessage app 設計的擴充功能,只要在 iMessage 中選擇結合 Woven,就能在軟體中向對方傳送會議時間選單,對方不用打開行事曆或是 Woven,直接查時間選單就可以敲定會議時間。

iMessage 的用戶可以直接在軟體中使用時間選單,不用額外打開行事曆 app 也可以敲定時間。(圖片來源:Woven

目前 Woven 僅提供 iPhone/iPad、Mac、Windows 及網頁版,沒有提供 Android 版本,想試試看的讀者可以先試用免費版,如果想要更進階的功能,Woven 也有提供付費的企業版本。

使用 Woven 內建的地圖,選好要去的地點,系統會自動幫你算出所需的移動時間,不用再打開地圖 app 查詢路線。(圖片來源:YouTube/Woven)

他解決了 Facebook 內部系統問題,將經驗應用到創業

2016 年時 Tim Campos 離開 Facebook 自己出來創業打造 Woven,並在 2018 年時獲得 480 萬美元(約新台幣 1.4 億元)投資,Tim Campos 在採訪中提到,創業的起心動念,跟過去在 Facebook 時負責處理內部軟體的問題有關。

Tim Campos 剛加入 Facebook 的頭兩個禮拜時,Mark Zuckerberg 的助理一天告訴他「隔天早上八點 Mark Zuckerberg 想跟您開會」,但隔天早上八點 Tim Campos 出現在會議室時卻沒看到半個人,Mark Zuckerberg 的助理才告訴他公司內部行事曆軟體遇到了大問題:會議時間不是被重複確認,就是突然臨時被取消,Tim Campos 被告知如果一個禮拜內沒有解決這個問題就要走人。在他深入了解後發現,大部分行事曆軟體只是為了解決會議時間分散在 email 裡的問題,日曆跟安排行程的功能卻沒有被結合,過去使用者會透過 email 討論會議時間,再到日曆軟體記下來,如果要臨時更改會議內容,還要另外寄信通知其他使用者,加上 Facebook 一年要面試超過十萬個工程師,Tim Campos 需要重新設計軟體,讓內部系統要能自動管理好複雜的會議室使用時間,他也將 Facebook 解決的經驗應用於 Woven,加入了能夠辨識會議是「面試」還是「一般開會」,幫助使用者可以知道如何預備每一場會議。

在研究企業內部軟體的應用時,Tim Campos 觀察到像是 Slack、BlueJeans 等通訊軟體正在打破過去由 Windows、Cisco 主導的企業軟體市場,他在一次的採訪中提到,以前的企業大部分是製造業,或是提供服務,但隨著時代改變人們溝通、協作的方式也會改變,以現在軟體作為服務的企業越來越多,過去的行事曆軟體也需要因應改變。

企業軟體的特質在於穩固,不容易改變,但隨著工作模式改變,軟體更新也人員也需要適應上手,Woven 透過整合我們慣用的軟體,讓功能更適合現在的協作方式,我們之前也介紹過類似的整合式軟體「FYI」,讓你跟團隊不用額外下載一款軟體,也能讓協作過程更順暢。

資料參考

本文依 CC 創用姓名標示 - 非商業性 - 相同方式分享 4.0 國際釋出

(文章代表圖來源:Curtis MacNewton on Unsplash

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