太想逃離冗會,開發者推出可定格畫面、假裝訊號很爛的軟體反擊

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你有多久沒有進過會議室開會了呢?剛從 Zoom 下線的你,累了嗎?人力資源諮詢公司 Robert Half 的研究顯示,38 %的受訪者認為自疫情開始後就感受到視訊疲乏;24 %的人對線上會議效率低落、讓人疲憊不堪很有感,更喜歡利用電子郵件或電話等管道交流。

而且,這種對於視訊會議的疲乏感在短時間內就席捲全球,2020 年 4 月便開始出現 Zoom 疲勞(Zoom fatigue)的討論,各式 no more Zoom 的 meme 圖片在社群瘋傳,當時距離疫情爆發還不到三個月。

接著除了會剖析視訊會議為何消耗我們的能量,還有開發者應運而生的「自救行動」,要反擊氾濫的 Zoom 會議;最後了解別人如何優雅告別一場爛會議,不再浪費生命。

哈囉?你有聽到嗎?還是 lag 了?

歐洲工商管理學院(INSEAD)副教授 Gianpiero Petriglieri 點出,視訊比面對面聊天需要花費更多注意力,因為我們需要更努力地處理非口語的訊息,例如表情、語調和肢體語言,而這些都會消耗大量能量。他補充,停頓的靜默在現實生活中是自然的節奏感,但發生在視訊卻是焦慮的來源——線上反應時間只要晚 1.2 秒,就會讓對方覺得不那麼友善或專注。1如果你最近開始玩 Clubhouse,可能對此也會深有同感——只有聲音的情況下,對話間的短暫留白更放大這種焦慮或尷尬感。

而且,看得到自己的表情更增添壓力。研究證實,看到自己生氣或厭惡等負面表情,比起看到其他人的會引起更強烈的情緒 2;而且當三人以上舉行視訊會議,只能選擇直視鏡頭,無可避免地得犧牲眼神交流,對人際互動更是扣分。

甚至到 2021 年拜登就職時, Twitter 上還有網友搞笑說總統簽署了行政命令,讓 email 取代 Zoom 會議即可,受到廣大迴響,顯示大家有多痛恨視訊會議。

逃離視訊會議的神器誕生

科技始終來自於人性——這次是想要逃避視訊會議的本性,激發開發者們做出各式神器,幫他們自己、也造福廣大人群,一起撐過線上開會的煎熬時刻。

1. FreezingCam

目前在倫敦任職於三星的軟體工程師 Kevin Picchi 跟朋友聊天時發現,大家狂抱怨(吐槽)視訊會議要一直面對鏡頭很煩,如果有個定格畫面當「替身」,就可以盡情的翹腳翻白眼了,該有多好!本來只是玩笑話,但沒想到幾天後 Kevin Picchi 還真的做出產品 FreezingCam 原型了。

FreezingCam 宣稱自己是目前市面上唯一專門提供視訊畫面「定格」的軟體,除了 Stuttering Webcam 功能可以讓你看起來很「lag」,甚至可以播放其他影音片段當作你的畫面,可在 Zoom、Google Meet、Microsoft Teams 等會議軟體上使用。

FreezingCam 的介面(來源:FreezingCam)

我發現 FreezingCam 的時候就非常興奮,立刻登記成為第一批使用者,1/28 上線 beta 封測版後,在安裝及使用過程都很順暢,而且呈現效果和想像中完全沒有落差。我猜測這種 lag 的畫面應該會讓其他人很崩潰,會議說不定就會提早結束。目前只有 macOS 版本,2/3 上線至 Product Hunt 後也推出完整方案,未來預計新增聲音也 lag、即時牙齒美白等功能,你也可以在這填 email 登記索取免費版連結。

FreezingCam 付費方案與功能比較。
(資料來源:FreezingCam )

2. Bufferi.ng

會議太冗長、老闆提問不想回答?那就假裝視訊的訊號很差吧!Bufferi.ng 為疫情下 WFH 的千萬眾生帶來救贖,被 Product Hunt 創辦人 Ryan Hoover 盛讚是 Product of the year。3

Bufferi.ng 透過 snapchat 的 Snap Camera 裡面的「too many meetings」小工具啟動,不需註冊,當你想躲避會議的時候,只要點下 Bufferi.ng 就可以了,適用在 Zoom、Skype、Microsoft Teams 等產品。

開發者 Matt Gordon 的起心動念正是想奪回被 Zoom 入侵的生活,他在產品頁面寫到:「因為在家工作提升許多人的生產力和工作滿意度,員工越來越自發安排個人工作安排,導致有些主管怕自己變成冗員,為了證明自己的必要性而裝忙,出現一堆大量無用的會議。」

看似很鬧事的產品,透露的是被螢幕綁架後,對「冗會」的容忍度更低了

開一場會真正的成本是很可觀的:貝恩策略顧問公司(Bain & Company)發現每週一次的中階管理者會議,讓公司每年蒸發 1,500 萬美元。4 歐洲管理學大師馬利克(Fredmund Malik)前幾年就提出,科技和遠距開會助長了會議過多的趨勢,當遠距會議都納入一堆人,效能也很低落。他認為線上會議比實體會議更具挑戰,因為需要更嚴格的紀律,也考驗主持人的準備是否充足。

「對我而言評判公司機構的一個關鍵標準是,他們完成工作所需的會議有多少。召開會議次數越少,組織通常運作更好。」因此他在《管理的本質》中建議,組織第一步應該是要先停止會議無限繁殖,一旦有召開會議的衝動,應該思考這會議真的重要嗎?有沒有別的解決途徑?馬利克也提醒,團隊合作是導致會議變多的主因,但許多團隊其實是「團體」,並不需要每個成員都參加。

跟爛會議說掰掰

如果認為自己參加的例會可有可無,不妨溫和的主動回饋,捍衛自己的時間。Facebook 產品設計副總 Julie Zhuo 就在書中分享,有一次員工跟她反應在掌握大家近況的會議上沒有好好利用時間,一針見血的勇敢建言讓她從此取消會議,改成寄信報告進度即可,結果皆大歡喜。

她則自剖以前很怕開某個吵來吵去、根本在浪費時間的會議,多年後才醒悟當時應該乾脆不要再開這個會。曾陷入加班地獄的 Julie Zhuo 更推薦行事曆大掃除,她檢查行程後發現四成會議根本不用參與,只是因為想被當成自己人、或是受邀開會覺得不露面不行,後來她把沒必要出席、甚至沒必要開的會直接刪掉,改用信件追蹤,找回健康的平衡。5

怎麼知道自己是不是正在被爛會議浪費生命?不妨參考 Julie Zhuo 分享過她心目中的好會議,會帶來以下這些感受:

●這場會議尊重我的時間
●我得知能增加工作效率的新資訊
●開完後我更清楚下一度該怎麼做
●每一個人都專心投入
●我感到受歡迎

另外,學者也建議應該讓與會者擁有是否開啟鏡頭的選擇權,Gianpiero Petriglieri 對此補充,把螢幕放到旁邊也可以幫助集中注意力,尤其是在小組會議中,會讓我們覺得像在隔壁房間一樣,所以可能會減少疲勞感。Clemson University 副教授 Marissa Shuffler 則推薦善用文件共同編輯,完整清楚地加上註解,會是避免資訊轟炸的好方法。

不過遠距工作的時代已經回不去了,《富比世》也點出 2021 年長期在家工作者的比例預計會翻倍成長,麥肯錫調查也顯示企業傾向採取「混合」(hybrid)模式,讓員工每週遠端工作 2-3 天或每月 1-2 週,6 因此如何應對 Zoom fatigue 這類的「心累」會是未來的必修課,而對於害怕召開實體會議的人來說,視訊會議可以獲得喘息;研究也認為線上開會能消弭偏見,像是身高對社會地位及支配感的影響,所以在機制健康的前提下,視訊會議的優勢仍值得我們正面看待。

下期預告:接下來會介紹開發者做出幫自己打造「勿擾模式」的產品,透露出的心聲則是要反抗監控工時的職場文化。敬請期待!

資料來源:
1.《當上主管後,難道只能默默崩潰?》(The Making of a Manager: What to Do When Everyone Looks to You)
2.《管理的本質》
3. The reason Zoom calls drain your energy
4. HRE’s Number of the Day: video meeting fatigue
5. Zoom fatigue is real — here’s why video calls are so draining
6. A Neuropsychological Exploration of Zoom Fatigue
7. These Hilarious Zoom Memes Are Way To Real

(文章代表圖:Photo by Tim Gouw on Unsplash

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