我不是故意裝忙,只想好好工作!「勿擾模式」工具能奪回時間主控權嗎?

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科技到底讓辦公場域變得更好還是更壞了?雖然各種生產力工具幫助我們提升效率、時間運用也變彈性了,不受物理空間與距離的限制,如今企業「善用」科技,對員工時間的運用處處掣肘,職場上的個人時間那道界線漸漸被「侵門踏戶」,員工則掙扎求生,試圖拉回一點點領地也好,如同一條快斷掉的橡皮筋。

除了反擊氾濫的視訊會議而起的自救行動,開發者更創造出「勿擾模式」的工具,企業則是開始大力擁抱各種「追蹤」服務。我看到科技的諜對諜,一場時間主導權的拉鋸戰。

員工 DIY「勿擾模式」,想奪回越來越稀薄的時間自主權

許多公司現在都採取公開員工或主管的行事曆,方便同事直接查詢時段和對方預約會議,工程師 Aaron Brager 開發的 app Look Busy 則會讓你的工作行事曆空檔填上煞有其事的行程,營造「看起來很忙」的假象,這樣同事就無法在該時段預約和你開會,為自己創造出完整的工作時段。

開發者 Aaron Brager 表示 Look Busy 的操作過程都發生在使用者的裝置上,不會被其他人取用數據。而假行程也不會與真行程衝突,避免造成混亂。
開發者 Aaron Brager 表示 Look Busy 的操作過程都發生在使用者的裝置上,不會被其他人取用數據。而假行程也不會與真行程衝突,避免造成混亂。(來源:Look Busy)

目前採 0.99 美元買斷,2020 年 1 月推出後還被 Basecamp 創辦人、Ruby on Rails 之父David Heinemeier Hansson(DHH)發 推文介紹。

類似產品還有 Clockwise ,除了能自動保留你設定每週需要的專注時間多寡,還能自訂可由系統安排的會議(目前僅限組織內部的會議),透過 Autopilot 功能動態調整行程,為使用者騰出較長的完整時段,提升專注「濃度」。

使用者可以自訂哪些會議開放給系統自動安排,目前僅限組織內部的會議。(來源:Clockwise)
Clockwise 的 Autopilot 功能會調整行程,為使用者騰出較長的完整時段,保留可專注工作,不被其他行程打斷。(來源:Clockwise)

Y Combinator 創辦人 Paul Graham 曾在〈Makers’ Schedule, Managers’ Schedule〉寫到,工程師與寫作者的行程屬於「創造者」(makers’ schedule),所以通常更偏好至少以半天為單位運用時間,和管理者的行程(managers’ schedule)不一樣,這也是為什麼很多工程師不喜歡開會。深諳不同模式的隱性成本,所以 Paul Graham 早期還寫過一個程式,確保他所有的會議集中在最後段的辦公時間(office hour),避免被其他行程中斷。他在 90 年代創辦 Viaweb 時就採取「雙軌制」——晚餐後到凌晨是保留給自己寫程式的時間,白天才是處理公司事務的時間,兩種模式並行。

不過,管理者層級越高,組織對他的時間就有越大的需求,所以行事曆會被迫切成碎塊。和理財第一步是記帳一樣要知道錢都花到哪去、可支配所得有多少;先了解你的時間流向,接著管理學之父彼得杜拉克在《The effective executive》(中譯:杜拉克談高效能的 5 個習慣)建議每一位知識工作者,尤其是管理者,必須整合「可支配時間」。

杜拉克強調:「我見過的高效能管理者都了解,如果他們想做正確的人事決策,必須連續花好幾個小時來思考,中間不能受任何干擾。」他提到幾種方法,例如:把會議集中安排兩天,其他三天下午留給臨時行程、早上則處理重要決策等;或是每天早晨上班前安排一段時間處理要事,不接收任何外來干擾(電話、訊息、email 等)。

雖然有人認為明明可以直接在行事曆上鎖住自己的專心時段,根本不需要透過 Look Busy 迂迴的製造有其他行程的幌子,不過你可能會說,現實是高階主管才有權力「支配」自己貢獻給公司的時間,因此在某些有毒的公司文化中,這種「善意的謊言」或許還是有其必要。

研究顯示,被過多會議、email 和電話打斷,導致美國人平均每週只有四成時間處理他們的主要工作1,所以適當的對同事、客戶所提各種要求 say no 也是一門藝術。Gmail 外掛服務 Pigeon 的開發者從電子郵件延伸的服務 How to say no 就是為此而生。

提供「拒絕」模板的 How to say no 在 Product Hunt 獲得超過兩千個 upvote,登上當週第一。(來源:Product Hunt )
提供「拒絕」模板的 How to say no 在 Product Hunt 獲得超過兩千個 upvote,登上當週第一。(來源:Product Hunt )

不論是線上或線下會議、面試,或約會、活動等各種情境,Pigeon 提供總共數十種「拒絕」模板讓你一鍵複製、貼上就可送出,再也不用為推辭的字斟句酌而焦慮。How to say no 也公開讓使用者分享自己的拒絕模板,算是發揮了一把 crowd sourcing(群眾外包)的精神。(歡迎讀者投稿分享中文版本!或許我們就變成拒絕模板的起源地也說不定~)

公司對員工時間的運用,該有多少的掌控權?

這些工具的出現,某種程度是員工對近代職場上個人時間被監視、被侵佔的反動。也許憑藉開發者的貢獻,我們打得贏一兩場小型戰役,但不論是疫情攪局,以及公司永遠有更嚴苛的手段來應對,我們可能仍然得面對輸掉這場仗的殘酷現實。

中國媒體《財經 E 法》今年 1 月對此現象的深度報導揭露,很多企業都在導入複雜的辦公室自動化(office automation)管理系統,除了用影像辨識員工的工作狀態,連去個廁所的時間都被以秒計時,並與績效掛鉤。2 同一時間,《紐約時報》提到杭州某企業提供員工「高科技坐墊」,被發現用來監測員工心率、呼吸、坐姿、疲勞度等數據,檢查他們上班是否摸魚。3

中國杭州某企業遭指提供員工「高科技坐墊」用來監測員工心率、呼吸、坐姿、疲勞度等數據,檢查他們上班是否專心。(來源:微博)
中國杭州某企業遭指提供員工「高科技坐墊」用來監測員工心率、呼吸、坐姿、疲勞度等數據,檢查他們上班是否專心。(來源:微博)

不只中國,2020 年 5 月《華盛頓郵報》便點出相關軟體公司的業績逆勢上揚,包括 ActivTrak、Hubstaff、Time Doctor 和 Teramind 等時間追蹤工具。企業相信這些系統能提高生產力,讓遠距工作變得更靈活、有連結感,並且以組織運作、每個人的工作都能更有效率為溝通出發點。

簡訊設計創辦人、知名 YouTuber 張志祺於今年初分享過往經營公司時的幾個關鍵決策,就包含建立工時系統。「一開始是發現很難精準說出自己專案的成本,可能會導致報錯價、公司賠錢;而且不清楚大家的工時,也導致給成員錯誤的評價。」他觀察,因為管理者能透過長時間的數據回顧理解專案真實的時間需求分佈,「一方面讓我們更能同理夥伴,一方面也讓我們在踏入新事業時的成本估計更準確,這為很多事情打下了基礎。」4

雖然追蹤工時服務 Clockify 5 初衷正是為方便團隊設定專案的計時計價,但後來陸續發展啟動強制計時、從附帶時間戳記的螢幕截圖即時監看工作,以及對成員進行 GPS 追蹤等功能,在 Twitter 上引起討論,產品路線圖更顯示 2021 年將能追蹤使用者造訪哪些 app 和網站。DHH 對此發推文痛斥,抵制這類具侵入性的職場監視行為,因為他覺得下場反而是員工為了對抗監視系統而有動機「摸魚」,很是諷刺。6

追蹤工時服務 Clockify 新增可計對團隊成員進行 GPS 定位的功能,清楚顯示員工行蹤。(來源: Clockify)
追蹤工時服務 Clockify 新增可計對團隊成員進行 GPS 定位的功能,清楚顯示員工行蹤。(來源: Clockify)

勞方對工時追蹤的抗拒,相關系統製造商也心知肚明,但 Awareness Technologies 的 CEO Brad Miller 直言,如果員工正常工作,那有什麼好隱瞞主管的?DHH 則認為,若工作狀況不如預期,主管都應該要能自己評估並深入探究原因,也許是員工有私事或碰到困難沒有求助。總之,比起「員工就是想矇騙老闆」這種想法,絕對有更多可能因素。

你的時間,還會是你的時間嗎?

一場全球疫情襲來,更考驗著職場之間的信任感有多脆弱。視訊會議工具龍頭 Zoom 曾在疫情初期推出「注意力追蹤」(attention tracking),一旦追蹤到與會者的「分心」,該功能會向會議主持人發出提示警告,毫不意外的招來輿論抗議這太毛骨悚然,最後也被 Zoom 移除了。

前車之鑑就擺在這,仍有公司試圖「闖關」:微軟 2020 年 10 月推出生產力追踪工具,可以掌握員工在會議花多少時間、傳送的訊息及通話數量等等,雖然微軟稱「這不是監控工作的工具」,排山倒海的反彈聲浪仍洶湧而至。7

工作中的個人專屬時間越來越壓縮,儘管我們試圖守住,現實卻可能因疫情變得更嚴峻。身為上班族能夠捍衛的只剩塞滿假行程的行事曆,還擊之勢更顯頹弱。畢竟控制欲這件事也是由奢入儉難,當管理者眼前蒙上一層無法掌控全局的飄渺感,真的有辦法不只依賴監控工具,踩好那條合乎情理的時間自主界線嗎?我好像悲觀了起來。

資料來源:
1. Makers’ Schedule, Managers’ Schedule
2. Managers turn to surveillance software, always-on webcams to ensure employees are (really) working from home
3. Employee-surveillance software is not welcome to integrate with Basecamp


  1. 2019 US State of Work 

  2. 我的領導不是人 

  3. https://www.nytimes.com/2021/01/12/world/asia/china-office-cushion-surveillance.html 

  4. 工時系統建立約 4 年,如今已變成結合打卡、薪資、成本管理、空窗預警等等的複合性系統,原文於此 。  

  5. https://clockify.me/roadmap-2021 

  6. https://twitter.com/dhh/status/1338889869783863296  

  7. 因遭到反彈,微軟於 12 月宣布從 Microsoft 365 中刪除能追蹤單一使用者的「生產力分數」功能,並於隔年 2 月針對提升企業生產力公開新的員工體驗平台 「Viva」。

(文章代表圖:Photo by Jake Oates on Unsplash

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